Het is mogelijk. Zonder mindfulness of meditatie je aandacht trainen, je hoofd leeg maken. Wat hiervoor nodig is, is ruimte. Ruimte in je hoofd om weer te gaan zien wat er toe doet. Ruimte voor mogelijkheden, uitdagingen, kansen in een omgeving met eindeloze opties, scenario's en de daarbijhorende keuzestress. In deze blog beschrijf ik hoe ik mijn hoofd heb leren leeg maken met het voor mij belangrijkste onderdeel uit het boek Grip van Rick Pastoor: de to-do lijst app.
Qua copyright kan ik natuurlijk niet alles overnemen wat in zijn boek staat. Daarom beschrijf ik de levels aan de hand van mijn persoonlijke ervaringen. Dit doet de auteur in zijn eigen boek eigenlijk ook, en daarom werkt het denk ik ook zo goed. Hij beschrijft het gebruiken van een goed takenlijst systeem als een spel met verschillende levels. Deze houd ik in deze blog ook aan.
Oke. Klaar voor de start? De game begint! Er zijn 6 levels.
Level 1: kies je ideale systeem. Het belangrijkste wat je kan doen om je hoofd leeg te maken is het eruit halen. Zo, dat klinkt me toch logisch of niet? Als iets vol is, kan je het legen, net als een afvalemmer. Er is echter wel een verschil tussen jouw hoofd en een afvalemmer (gelukkig maar!). Dit verschil is dat je niet alle dingen die in je hoofd zitten (meestal) kwijt wilt. Denk aan de prachtige ideeën die er in zitten, aan je creativiteit. Denk aan hoe je andere mensen kan helpen, aan wat je voor ze kan doen of hoe je het beste duurzaam kan leven. Dit soort dingen zijn lastig uit te voeren zonder gedachten. Let's keep those. Maar er zijn ook veel dingen die we niet meer in ons hoofd willen hebben: om deze dingen gaat het. Let's ditch those.
Je kan dit op papier doen of je kan al meteen de leap in the unknown nemen en het in een todo lijst app zetten. Het werkt allebei, alleen de app werkt wat sneller en overzichtelijker. Geen gestreep of gekra, meteen aanpasbaar en vriendelijker en vrolijker weergegeven dan zo'n saai kladblok.
Je raadt het al ik koos voor de app.
Dit waren mijn stappen om level 1 te voltooien:
Stap 1: Ik zocht er 1tje uit die niet te duur was, die zowel op mijn macbook als android functioneerde en een goede review had. Dit was 5 minuten werk.
Stap 2: ik kocht de app en installeerde hem op mijn telefoon en computer. Voor mij was het de app todoist geworden voor 35 euro per jaar. Dit is de beste investering die ik in lange tijden heb gedaan. Dit kostte me ook 5 minuten. Er zijn zat andere apps zoals TickTick, Omnifocus (alleen apple en Iphone) of Todo.
In 10 minuten had ik dit allemaal geregeld. Ik deed het gewoon. Ik stelde niet meer uit, ik twijfelde niet meer, ik ging er voor. Vervolgens had ik het level uitgespeeld en ging ik naar level 2.
Level 2: Zet je taken in één lijst Hé, wat leuk om mijn hoofd op een level-achtige manier leeg te maken. Bij eerdere pogingen, wat er zeker 5 zijn geweest, voelde het meer als een moeten , als iets waar ik geen zin in had. Bij de methodiek van Pastoor had ik het tegenovergestelde. Het haalde de speelsheid in me naar boven. Als dingen zo voelen, zorgt het ervoor dat je ze eerder bereikt, dat je er eerder mee aan de gang gaat. Hier is ook veel psychologisch onderzoek naar gedaan. Dit onderzoek komt er op neer dat als we bijvoorbeeld 'lezen' gaan verplichten, dat we de activiteit minder snel gaan doen. Uit onderzoek is bijvoorbeeld gebleken dat vakken als begrijpend lezen in Nederland er voor hebben gezorgd dat we de slechtst lezende kinderen van Europa hebben. Je denkt misschien: waar komt dit opeens vandaag? Maar ik haal het aan om even het belang van spelen en dingen doen uit plezier te introduceren. Op naar level 2 dus.
In level 2 maak je je hoofd leeg maken door het eens allemaal op te schrijven. Het is goed om hier een half uur de tijd voor te nemen. Is een half uur opschrijven wel genoeg, mocht je denken? Als je er de tijd voor inplant en geen afleiding toelaat jazeker!
Schrijf dus alles op wat je nog moet doen, wat je to-do's zijn. Alles wat er op popt. Ik koos er voor om in de inbox lijst (die in bijna elke todo app zit) alles neer te typen wat er in mijn hoofd zat. Dit was alleen al heerlijk om te doen. Niet stressvol zoals veel mensen denken. Het werd een lange lijst hier onder een klein stukje van mijn lijst
Tandarts afspraak maken,
Koffieapparaat schoonmaken, Bellen van een vriend, Cadeautje kopen voor mijn moeder, Het huis stofzuigen, Afval aan de weg zetten, Mailtjes versturen aan een aantal mensen, Website aanpassen,
Factuur maken, Oppas regelen, Solliciteren, Vacatures uitzoeken, CV aanpassen, Mijn bedrijf opbouwen, Nieuwe trainingen ontwikkelen.
Wat valt je op? Mij valt op dat sommige dingen heel concreet zijn zoals stofzuigen, dit is 1 ding wat je kan gaan doen. Sommige dingen zoals solliciteren bestaan uit meerdere taken. Dit is een belangrijk gegeven. Het zijn vaak de kleine dingetjes die in ons hoofd blijven zitten, schrijf deze er dus nog even bij. Gedaan?
Goed zo! Level completed.
Level 3: Maak van taken acties Ik hoor de Mario geluidjes al in mijn hoofd: you reached level 3 met van die bling bling geluidjes en "here we go".
Het omvormen van taken naar acties maakt wat je gaat doen veel concreter. Dus taken hierboven zoals vacatures uitzoeken, worden dan in wat meer woorden omgezet, het belangrijkste hierbij zijn werkwoorden.
Vacatures zoeken wordt dan:
Ik ga vacatures zoeken die horen bij mijn vakgroep
ik ga inplannen wanneer ik deze vacatures ga zoeken
Ik stel een lijstje op met waar een vacature aan moet voldoen
Dit maakt het een stuk behapbaarder en ik weet beter wat ik nu wil gaan doen. Later komen we nog terug op deze behapbaarheid.
Als alle taken zijn omgevormd naar acties, zal je lijst nog langer zijn. Het kan helpen om er dan vast een datum aan vast te hangen, dit brengt al wat ordening in de prioriteit ervan. De datum is een richtlijn, het staat dus niet vast. Als je er een datum aan vast hangt, verdwijnt de taak uit je inbox, hierdoor wordt de lijst opeens minder lang. Ook hoef je zo niet meer na te denken over wat je vandaag aan taken kan gaan doen. Je kan gewoon kijken bij wat er vandaag staat ingepland.
Het is heerlijk om niet meer uit die eindeloze massa van taken te hoeven kiezen voor wat je nu het beste kan gaan doen. Je hebt daar zo over nagedacht. Je zal merken dat als je dit vaker doet het meer vanzelf zal gaan. Zo ging het bij mij tenminste. Het is goed om een paar keer per week je inbox te verwerken in acties, dit kost je misschien 5 minuten tijd. Vervolgens kan je hem verder gaan ordenen.
Hoe? Daarvoor moet je eerst naar level 4.
Level 4 acties omvormen naar projecten Je hebt nu misschien wel een enorme lijst aan taken. Goed gedaan. Het is daarom tijd voor iets wat ik zelf het leukst vind aan het werken met de todo-app. Het sorteren van je taken over projecten. Het woord projecten is meer een term van sortering, je kan het daarom ook levensgebieden of onderwerpen noemen. What's in a word? Vaak best veel, dus kijk wat voor jou beter voelt. Misschien noem je het wel sorteerhoed zoals in Harry Potter, be my guest. Het kan helpen om meteen een aantal sorteerhoeden aan te maken (of dus gewoon projecten). Hieronder onder een aantal voorbeelden van mijn hoeden:
Privé Sideprojects Werk Ooit
Vervolgens kan je de taken naar deze lijsten of projecten gaan verplaatsen. Taken die je ooit nog wel eens zou willen doen, komen in de lijst "Ooit", denk hierbij aan bucket list dingen of je grote dromen. Taken die je de komende weken niet hoeft op te pakken komen ook in deze lijst. Taken die horen bij je privé leven zoals stofzuigen, contact opnemen met bepaalde vrienden of je abonnementen regelen kan je onder de lijst "privé" plaatsen. Dit geeft ook al weer wat meer overzicht. En ga zo maar door. Waarschijnlijk heb je andere projectnamen die beter passen dan die ik hierboven noem. Kies deze dan. Maar blijf niet teveel hangen in dit soort details. Het blijft gaan om doen!
Deze ordening zorgt ervoor dat je inbox leger wordt, het wordt steeds helderder en helderder wat belangrijk is om wanneer te doen. Dit is en blijft een heerlijk gevoel. Helderheid in je hoofd zorgt voor aandacht in je leven. Uit je hoofd, in je leven. Het kan even duren voordat je het op deze manier leeg maken van je hoofd onder de knie hebt, wederom heel normaal! Bij mij duurde dat ongeveer een week. Hierin vergat ik af en toe de app te gebruiken. Wat mij hielp was regelmatig, dagelijks, weer even deze tekst raadplegen: de tekst uit het boek Grip. Ook het volgende level kan je enorm helpen in het prioriteren van taken. Deze gaat namelijk over sorteren. We zijn dus al aardig gevorderd met sorteren, alleen het kan nog specifieker. (hoor niet: beter, we zijn geen perfectionisten, althans dat proberen we!)
Level 5: Hang labels aan acties
We voelen ons bijna nooit hetzelfde. Soms voelen we ons energiek soms zijn we uitgeput, soms voelen we ons gemotiveerd, soms ongemotiveerd, soms zijn we blij, soms boos.
Het is belangrijk om dit soort gevoelens of staten te gebruiken omdat het kan helpen bepalen welke taken goed zijn voor jouw huidige staat van zijn. Daar kunnen labels bij helpen.
Als je bijvoorbeeld labels van energie en weinig energie koppelt aan taken dan kan je daar op sorteren. Dus als je een keer weinig energie hebt, klik je op dit label in je taken systeem en je krijgt alle taken die je zo gelabeld hebt te zien. Hetzelfde geldt voor het label thuis of werk. Je kan dan sorteren op als je thuis bent wat voor taken je daar kan doen, en als je op je werk bent, welke taken je daar kan doen. Deze labeling kan helpen je werk en privé leven beter gescheiden te houden, iets wat een wens is van velen.
Zelf gebruik ik deze functie niet zoveel, daarom dat ik er niet zo lang bij stil sta. Ik denk echter wel dat het je veel kan brengen. Voor meer informatie hierover raad ik je aan wat film tutorials/instructies te kijken op de site van je to-do app. Deze leggen vaak ook haarfijn uit hoe je met labels kan werken en hoe je zo je takenlijst kan ordenen.
Er is nog een level. Een level wat voor mij grote impact maakte omdat het voor mij de meest duidelijk ordening maakt. Het zorgde voor het overzicht waar naar ik op zoek was.
Wat dit level was? Lees vooral verder!
Level 6: definieer werkgebieden
Het eindbaas level. Je hoeft alleen niet te vechten zoals in de meeste games. Het vechten zal zelfs minder zijn geworden omdat je niet meer hoeft te worstelen met alles wat in je hoofd zit.
Pff wat een opluchting. Het wordt leger en leger. Er ontstaat meer ruimte meer regie. Misschien niet meteen, maar uiteindelijk zeker. Hier zijn we naar op zoek, meer aandacht kunnen hebben voor de dingen die er echt toe doen, zoals liefde, zorgzaamheid en behulpzaamheid.
Dit level kan je daarbij helpen. Je brengt een verdere sortering aan in je projecten. Je projecten worden werkgebieden en wat meer gericht op de gebieden in je leven. De werkgebieden en sorteerhoeden die ik gebruikte staan hieronder beschreven. Voor een deel heb ik deze rechtstreeks over genomen uit het boek van Pastoor. Dit raad ik je aan ook te doen. Zo houd je het actiegericht en ga je ermee aan de slag.
Mijn projecten: Privé Privé | sideprojects Privé | boodschappen Ooit Werk | financieel Werk | klanten Werk | eigenbedrijf Werk | wachten op reactie
Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. Dat vond ik zo fijn aan dit boek. Het is gewoon het overnemen van de stappen, het direct uitvoeren van de levels. Het is ook fijn om vanuit het lezen en denken naar oplossingen te komen naar een concrete oplossing die helemaal voor je staat uitgewerkt. Het is eigenlijk ook ironisch dat we hier in ons hoofd zoveel mee bezig zijn. Ik zelf was dat ook altijd. Altijd bezig met denken over efficiënter worden, denken over hoe ik het beste kon plannen, hoe ik mijn werk het beste kon inrichten. Bij dit boek besloot ik gewoon eens letterlijk te doen wat er werd beschreven, en het werkt! Mijn hoofd is leger. Het lukt me om 3 à 4 keer per week mijn takenlijst bij te werken. Hierdoor weet ik altijd wanneer ik wat kan doen. Als ik me verveel? Pak ik de app erbij. Als ik twijfel? Pak ik de app erbij. Als meer energie wil? Pak ik de app erbij.
Uitgespeeld !
Zo je hebt je hoofd uitgespeeld. Je bent je taken de baas. Vast niet meteen, maar herhaling baart echt kunst. Doen dus ook.
Ik hoop dat ik je heb kunnen enthousiasmeren voor dit onderwerp. Zo niet, geen probleem! Mijn hoofd is een stuk leger door het uitspelen van de levels. Ik hoop die van jou nu ook.
Bedankt voor het lezen!